Содержание

Сопроводительное письмо к документам форма

Сопроводительное письмо к документам

В деловой переписке компании и предприятия нередко используют сопроводительное письмо к документам. Его прикладывают к пакету бумаг, отправляемых в государственные органы или партнерам. Какие функции выполняет документ и как правильно его составить, рассмотрим в публикации.

К каким документам прилагают сопроводительное письмо и для чего

Организация в ходе своей деятельности контактирует с большим количеством партнеров и ведомств. Указанные письма обычно отправляют:

  • к акту сверки расчетов по налогам, сборам, штрафам и т.д. в ФНС, ПФР, ФСС;
  • к декларациям в ФНС, ФСС;
  • к договору на подпись контрагентам;
  • к коммерческому предложению;
  • к отчетам и исполнительной документации контрагентам и в различные ведомства и т.д.

Таким образом, письмом можно сопроводить любую важную документацию.

Составляя такое письмо, ответственный сотрудник компании присваивает ему исходящий номер по правилам делопроизводства и регистрирует его в журнале исходящей корреспонденции. Получившая сторона присваивает ему входящий номер. Благодаря нумерации можно отследить судьбу каждого письма. Это одна из важных функций такой корреспонденции.

Кроме того, сопроводительное письмо должно содержать опись документации, к которой оно прилагается. Таким образом, всегда можно подтвердить, что весь пакет документов был отправлен, а в случае потери уже будет виновата получившая его сторона.

Также в тексте письма в некоторых ситуациях можно указать сроки для ответа и обратной отправки пакета бумаг, например, в случае их подписания.

Кто составляет и подписывает сопроводительное письмо

Составлением таких документов занимается делопроизводитель или секретарь. При отсутствии такого специалиста в компании эти обязанности выполняет сотрудник, ответственный за отправку документов. Это может быть бухгалтер, если бумаги отправляются в ФНС или ПФР, или менеджеры по продажам, если получатель — потенциальный контрагент.

При подписании письма нужно помнить об этике делового общения. Если письмо обращено к руководителю организации, то и подписывать его должен руководитель, поскольку равный обращается к равному. Для выполнения поручений или для связи в конце письма указывают контакты ответственного сотрудника, к которому получатель и будет обращаться за консультацией или по другим вопросам. Например, указывают контакты бухгалтера, менеджеров, консультантов и т.д.

Структура документа

Структура письма стандартная. Документ должен иметь шапку и основную часть. В шапке необходимо указать адресата:

  • должность получателя и его ФИО;
  • наименование компании или ведомства;
  • адрес компании или ведомства.

Далее должны следовать исходящий номер письма и дата его отправки. Затем — наименование документа: «Сопроводительное письмо».

После этого начинается основная часть. Она должна содержать обращение, причину отправки документов, сроки возврата и т.д.

Далее указывают перечень отправляемых документов, расписывается отправитель и размещают контактные данные.

Текст сопроводительного письма

Письмо можно начать с обращения, если его отправляют партнерам, например: «Уважаемый, Сергей Сергеевич!». Если письмо предназначено для госорганов или вышестоящей инстанции, то обращение не используют. Начинают текст с фраз: «Представляем Вам», «Сообщаем Вам», «Направляем Вам». Далее кратко указывают, какие бумаги сопровождает письмо: «Представляем Вам уточненную декларацию по НДС», «Направляем Вам акт приема-передачи выполненных работ по договору подряда» и т.д. Отмечают также цель: «для согласования», «для подписания» и т.д.

После этого нужно проинструктировать получателя о сроках возврата и о том, что нужно сделать. Это может выглядеть так:

  • «Просим подписать и возвратить документ в течение 10 рабочих дней»;
  • «Просим информировать установленным порядком»;
  • «Просим согласовать и возвратить с комментариями».

По правилам делового этикета отвечать на корреспонденцию принято в течение 30 рабочих дней. Если срок не установлен какими-либо договорами, то не нужно писать о нем, тем более в категоричной форме, например, «Ответьте как можно скорее». Это недопустимо и с точки зрения этикета. Ускорить срок можно, если общаются организации, равные по статусу. Для этого нужно указать причину, например: «Просим подписать акт в 10-дневный срок для отправления его в Трудинспекцию до 14 марта».

Указывать перечень приложений нужно следующим образом:

  • название документа нужно писать полное;
  • отмечают количество экземпляров документа;
  • отмечают, сколько листов содержит каждый документ.

Каждую позицию нужно пронумеровать, а после списка нужно указать, сколько всего документов и каково количество листов в целом.

Важные нюансы

  1. Сопроводительное письмо оформляется на официальном бланке компании. На нем должны быть указаны название организации-отправителя, ее реквизиты, юридический адрес, контакты.
  2. Составляют письмо в свободной форме, однако нужно придерживаться стандартных формулировок, стараться избегать двусмысленности. Надо использовать официально-деловой стиль общения, не употреблять разговорные слова и выражения. Допускать орфографические и другие ошибки тоже не рекомендуется.
  3. Отправлять документы с сопроводительным письмом можно по почте, передать лично или курьером. Также по договоренности и при использовании системы электронного документооборота бумаги передают через названный сервис или по электронной почте. При передаче пакета документов лично нужно иметь второй экземпляр сопроводительного письма. На нем сотрудник, принимающий бумаги, должен поставить отметку, что документация им принята. Это будет доказательством передачи пакета бумаг.
  4. Ставить печать на сопроводительном письме не обязательно. Исключением будут те случаи, когда получатель может потребовать поставить ее.

Общество с ограниченной ответственностью «Запад»
Юр. адрес: 610000, г. Киров, ул. Пушкинская, д. 97, тел. 89000000000
ИНН 5612233446, КПП 123456789, ОГРН 1122334455667

Генеральному директору ООО «Север»
Алексееву Петру Петровичу
610000, г. Киров, ул. Партизанская, д. 5А
тел. 89012345678

Исх. №112
12.12.2019 г.

Уважаемый Петр Петрович!

Предоставляем Вам документы по договору поставки оборудования №341 от 03.12.2019 г. в 2 экземплярах. Просим ознакомиться, подписать и вернуть 1 экземпляр по указанному выше адресу в течение 10 рабочих дней с момента получения данного письма.

  1. Акт приема-передачи оборудования №41 от 11.12.2019 в 2 экз. на 2 л.
  2. Счет-фактура №53 от 11.12.2019 в 1 экз. на 1 л.
  3. Отчет об оказании услуг №23 от 11.12.2019 в 1 экз. на 6 л.

Итого: 4 экз. на 9 л.

С уважением,
генеральный директор ООО «Запад»
Санников Тимур Тимурович

Soprovoditelnoe-Pismo.ru

Только эффективные сопроводительные письма!

Сопроводительное письмо к документам: образец заполнения (обновлено: 09.07.2019)

Деловое общение часто предусматривает не только устный обмен информацией, но и предоставление документов клиентам, партнерам и государственным структурам. При этом такие коммуникации могут осуществляться не только юридическими лицами. Любой человек, как физическое лицо, может отправлять запросы, предоставлять документы в официальные органы власти или организации любой формы собственности.

Сопроводительное письмо к документам (обновлено: 09.07.2019)

И каждый раз, становясь участником обмена официально-деловой информацией, необходимо составлять сопроводительные письма к различным видам документов.

1. Цель составления

Сопроводительное письмо – особенная форма сообщения, в которой необходимо:

  • кратко и понятно донести до адресата цель направляемой информации, какие действия необходимо выполнить получателю: подписать, изучить, отправить ответ, согласовать, принять документы, оплатить и т.д.;
  • определить состав отправляемых или передаваемых документов ,зафиксировать количество и перечислить названия передаваемых документов;
  • указать реквизиты и контакты отправляющей стороны;
  • при необходимости известить о сроках, в которые получатель должен выполнить какие-либо действия после изучения направленной информации;
  • довести информацию о специалисте, занимающимся подготовкой документов или решением конкретного вопроса.
Читать еще:  Нарушения стоянка на остановки общественного транспорта попадает под скидку

2. Виды и типы писем

По большому счету вид у письма только один. Отличия у конкретных писем могут возникать в зависимости от:

  • канала отправки сообщения;
  • получателя.

В соответствии с особенностями получателей, сопроводительное письмо может писаться, как внутреннее (корпоративное) или внешнее сообщение, направляемое всем остальным организациям.

В связи с активным распространением электронного документооборота, письма могут быть 3-х типов:

  • написанные вручную;
  • электронные;
  • передаваемые на бумаге.

При этом, какие бы типы писем не выделялись, все они имеют сходное целевое назначение и оформление, будь то сопроводительное письмо к коммерческому предложению, рекламации, договору или сопровождающее отправку документов в пенсионный фонд или налоговую инспекцию.

3. Требования к форме бланка

Единых требований к форме сопроводительного письма не создано. При желании можно изучить ГОСТ Р 6.30-2003, чтобы ознакомиться с правилами оформления официально-деловой документации. При этом ГОСТ в данном случае имеет рекомендательный характер. Как правило, организации создают свою форму сопроводительного письма.

При оформлении бланка важно включить в структуру полей:

  • верхнюю часть с реквизитами организации;
  • поле с исходящим номером и датой;
  • блок с указанием данных получателя: название организации или ФИО получателя;
  • поле для текста письма и приложений;
  • контактные данные составителя письма в нижней части бланка.

3.1 Пример пустого бланка

А теперь посмотрим на то, как может выглядеть сопроводительное письмо к документам – образец формы.

Заполненный пример в конце статьи!

Лист А4 (пустой бланк)

Общество с ограниченной ответственностью «Название компании»
(указываются полные реквизиты компании)

Исх. № от_______ Данные о получателе______________________________

(название организации, адрес, возможно, должность и ФИО сотрудника)

С уважением,
Должность______________________ Подпись ___________________ ФИО______________________

Исполнитель:
Должность __________________
ФИО _________________________
Контактные данные _________________________

4. Структура и содержание каждого блока

В структуре сопроводительного письма, помимо обязательных реквизитов и данных о получателя и составителя письма, выделяется 4части:

  • тема сообщения, которая не всегда указывается, и ее наличие определяет отправитель;
  • обращение к получателю;
  • основная часть;
  • перечень приложений;

4.1 Несколько слов о теме

Тема должна быть сформулирована максимально конкретно, чтобы получателю не приходилось догадываться о том, что за пакет документов ему предоставлен.

Приведем пример некоторых формулировок:

  1. Предоставление ответа на претензию ООО «Огонек» № 12 от 01.11.2018г.
  2. О подготовке годового отчета.
  3. Предоставление статистических данных.
  4. О разработке проекта строительства объекта «N»

4.2 Как обратиться к получателю

Обращение– необязательная опция, особенно, если письмо направляется в организацию, а не конкретному ее представителю.

Если необходимо обратиться лично, то действуем по общему правилу — пишем как обычно в деловой корреспонденции: «Уважаемый (ая) Имя Отчество»

4.3 Что писать в основной части

Основная часть начинается с одной из трех формулировок: направляем, отправляем, предоставляем.

Считается, что каждая из них соответствует определенному типу адресата:

Далее продолжаем фразу, описывая цель отправки, ясно формулируя, что содержится в пакете документов или что должен сделать получатель с полученной информацией:

Приведем примеры формулировок, которыми можно начать сопроводительное письмо к документам – образец для начала текста:

  1. Направляем пакет документов в соответствии с требованием № .. от…
  2. Отправляем Вам для ознакомления коммерческое предложение о сотрудничестве и приложения к нему.
  3. Высылаем форму отчета для подготовки годовой отчетности по филиалу.

Итак, теперь получатель знает, что за пакет документов ему направлен.

Все следующие предложения должны раскрывать тему письма. А это значит, что в текст включается:

  • информация по проблеме, ситуации, обсуждаемом рабочем вопросе;
  • действия, которые должен выполнить получатель на основании полученных документов: подписать, предоставить документы, назначить рабочую встречу и т.д.;
  • сроки, в которые должны быть выполнены ожидаемые действия.

Что касается сроков получения реакции на письмо, то они определяются в зависимости от нескольких условий:

  • наличие ранее оговоренных сроков в других документах, определяющих правила сотрудничества, например, в договоре;
  • чем ниже статус получателя по отношению к отправителю, тем короче могут быть сроки.

В некоторых случаях указание про сроки отсутствует, особенно, если письмо является ответом на запрос какой-либо организации.

Затем, отправитель может выразить признательность за долголетнее партнерство, сотрудничество.

4.4 Приложения

В этой части необходимо перечислить все приложения, направляемые получателю. Важно ничего не пропустить, и указать все документы.

Оформляется перечень либо простым списком, либо в виде таблицы.

Важно указать не только само название документа, но и количество экземпляров и листов по каждому из приложений.

Также можно делать пометки о том, направляется оригинал или копия документа.

Например, перечень может выглядеть следующим образом.

  1. Договор поставки №12 от 12.12.1017г., на 10 л. в 2 экз.
  2. Приложение №1 к договору №12 от 12.12.1017г., на 2 л. в 2 экз.

4.5 Кто может подписывать

Теперь осталось подписать сообщение.

Должностное лицо, имеющее право подписывать сопроводительное письмо, выбирается в зависимости от получателя и особенностей ситуации, в связи с которой отправляются документы.

При отправке в государственные органы подпись ставит Генеральный директор.

Если письмо отправляется в ИФНС, подписывать сообщение может Главный бухгалтер или Генеральный директор.

При отправке письма клиентам или партнерам, завизировать сообщение может сотрудник, инициирующий отправку, например, руководитель отдела продаж или закупок, коммерческий директор или директор по маркетингу.

5. Как хранить

Каждая организация принимает свои правила хранения документов.

Все приложения, их оригиналы, как правило, хранятся в соответствии с номенклатурой дел, например, договоры – отдельная папка, счета-фактуры – другая. И в этом случае сопроводительные письмо могут не сохраняться.

Некоторые предприятия организовывают хранение сопроводительных писем в отдельных папках и определяют сроки для их сохранения в соответствии с внутренними регламентами.

6. Ключевые ошибки при составлении

Все ошибки можно разделить на две группы:

  • некорректность содержания;
  • стиль и форма подачи информации.

Первая категория ошибок связана с тем, что текст письма неконкретен, нечетко сформулирована цель, непонятно, что получатель должен сделать, изучив документы.

Второй тип ошибок связан с самими формулировками.

Определим несколько основных «нельзя» для создания текста сопроводительного письма

  1. Не должно быть никаких эмоционально окрашенных обращений к получателю: дорогой Иван Иванович, любимый клиент, и т.д.
  2. Откажитесь от проявления эмоций в отношении обсуждаемого вопроса, например, факты не могут быть возмутительными, ситуация отвратительной, утверждения безапелляционными, а действия вопиющими.
  3. Не унижайтесь, не демонстрируйте слабость или зависимость: нижайше просим, очень просим ответить, просим не забыть ответить и т.д.

Вывод: хотим достичь цели – используем эмоционально нейтральный стиль изложения, выполняем все требования делового этикета.

7. Сопроводительное письмо к документам – образец

А теперь посмотрим на результат составления письма.Предположим, что переписка связана с выполнением условий договора поставки.

Лист А4 (образец заполнения)

Общество с ограниченной ответственностью «Край»
100100, г. Москва, Ленинский проспект, д.№3, офис 105
ИНН 7711111111, КПП 771111111, ОГРН 507111222 1212

Исх. №5 от 14.12.2018г. ООО «Росток»

111100, г. Москва, ул. Митина,

«ООО Росток» Степанову И.А.

О согласовании условий договора

Уважаемый Илья Александрович!

Высылаем для согласования договор поставки с внесенными изменениями, оговоренными на рабочей встрече 01.11.2018г.

Если со стороны Вашей компании отсутствуют дополнения, ждем от Вас отправки подписанных экземпляров.

  1. Договор поставки №32 от 22.11.1018г., на 12 л. в 2 экз.
  2. Приложение №1 к договору №32 от 22.11.1018г., на 1 л. в 2 экз.

Коммерческий директор ООО «Край» Иванов Иванов М.А.

Секретарь департамента продаж

8(495) 111-11-11
e-mail: aaa@ddd.ru

8. Заключение

Сопроводительные письма – обязательный документ, который позволяет зафиксировать факт отправки документов, количество и состав переданной информации. При правильном подходе и наличии утвержденной формы письма, исполнителям не придется тратить большого количества времени на составление текста.

9. Скачать сопроводительное письмо к документам: образец+пример

Скачать пустой бланк

Как правильно составить и написать сопроводительное письмо к пакету документов? Образцы заполнения шаблонов, форм

Наличие сопроводительного письма к документам является негласным правилом в сфере делового общения.

Несмотря на то, что законодательством не закреплена обязанность по его составлению, тем не менее, без него не обойтись. Причем в первую очередь наличие такого документа находится в интересах отправителя.

Таким образом, попытаемся более подробно изучить данный вопрос.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Читать еще:  Оплата налога на недвижимость через интернет

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (800) 350-22-67 . Это быстро и бесплатно !

Для чего нужно делать?

В общем виде под сопроводительным письмом понимается своего рода информационная справка, которая составляется при отправке другому лицу документов, коммерческих предложений, материальных ценностей, резюме и т.д.

Основные задачи, которые данная бумага призвана решать:

    В случае необходимости может выступать в качестве доказательства того, что документы были отправлены адресату в нужное время.

На сопроводительном письме обязательно должна стоять дата составления.

  • В случае если какой-либо из направленных документов будет утерян, опять же данное письмо будет служить доказательством того, что бумаги изначально были направлены в полном пакете. Для этого на письме ставится реквизит «Отметка о наличии приложения», где последовательно перечисляются все прилагаемые документ.
  • Позволяет отправителю контролировать срок исполнения, и при необходимости, сославшись на дату отправки, затребовать ответ (если он необходим в конкретном случае).
  • Однако в случае, если есть сомнения относительно того, насколько добросовестно будет выполнена данная процедура, то можно отправить его по почте и запросить уведомление о получении. В данном случае уже можно не переживать о регистрации сопроводительного письма у получателя.

    Когда требуется для отправки пакета составлять прилагающийся текст?

    Существует весьма большое множество различных документов, отправка которых требует составления сопроводительного письма. В большей степени данная необходимость возникает в сфере деловых отношений (например, в ходе контакта между организацией и государством, между партнерами по бизнесу, между поставщиком и покупателем и т.д.). Кроме того, в последнее время наметилась тенденция составления сопроводительного письма к резюме.

    Итак, рассмотрим некоторые распространённые ситуации, требующие составления сопроводительного письма:

    1. Отправка документов в налоговые органы (Например, различные виды налоговой отчетности, копия лицензии на осуществление определенного вида деятельности и т.д.). О том, как составить сопроводительное письмо к декларации, вы можете прочитать тут.
    2. Отправка документов по требованию министерств, государственной службы статистики и т.д. (Например, бухгалтерская отчетность, приказ «Об утверждении учетной политики организации» и т.д.).
    3. Взаимодействие между партнерами по бизнесу (отправка соглашения, регламента работы по оказанию определенных услуг и т.д.).
    4. Отправка бумаг покупателю от поставщика (договор, различные акты, товарная накладная, счет-фактура и т.д.).
    5. Пересылка ТМЦ (договор, контракт, спецификация, образцы товаров и др.), а также множество других видов документов.

    Содержание бумаги

    Следует отметить, что никаких особенностей сопроводительное письмо не содержит в себе, и составляется с использование word или другого удобного редактора, в соответствии с общими требованиями к деловому документу.

    Итак, перечислим, как составить бумагу для сопровождения и пояснения переданных на рассмотрение документов:

    • Шапка документа (тут отражаются реквизиты получателя и отправителя документов).
    • Дата отправки и номер документа.
    • Название письма.
    • «Тело» документа (содержит обращение к получателю, а также его цель).
    • Приложения.
    • Заключительная часть (ФИО, должность и подпись отправителя).

    Порядок заполнения

    Однако существует ряд общеустановленных правил деловой этики, которых все же следует придерживаться. Представим в виде списка основные требования, как писать и порядок составления такого рода бумаги:

    1. для написания сопроводительного письма следует использовать фирменный бланк организации (если такой имеется);
    2. писать следует, используя исключительно деловой стиль общения;
    3. на письме необходимо указать контактные данные исполнителя на случай, если у получателя документов возникнут вопросы;
    4. излагать обращение следует грамотно, понятно и кратко.

    Шаблоны того, как правильно оформить и составить сопроводительное письмо к документам при направлении на согласование и рассмотрение, можно будет скачать ниже.

    Как правильно написать: пошаговая инструкция по оформлению

    Для того чтобы более наглядно увидеть порядок составления и показать,как оформить такого рода бумаги, представим пошаговый алгоритм и пример написания сопроводительного письма с использованием примеров:

      Составляем шапку документа. Тут необходимо указать реквизиты, как получателя, так и отправителя письма.

    ИНН 8923856891, КПП 8923578984, ОКПО 3478684

    17283, г. Москва, ул. Ленина, д. 45, тел. 8(495) 145-56-34

    Директору ЗАО «Оптика»

    155623, г. Москва,

    ул. Восстания, д. 29».
    Указываем номер исходника, дату регистрации, а также название документа.

    «Исх. № 345 от 12 сентября 2017 года

    СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО».
    Далее приступаем к написанию самого текста письма.

    Как обычно принято, будет правильно, если данный документ пишется на конкретного руководителя организации, поэтому начинать его следует со слов – «Уважаемый (ая)» и ФИО официального лица организации-получателя.

    Начинать свое обращение можно с таких слов, как:

    • «Направляем Вам…..» (в организацию, находящуюся в подчинении).
    • «Высылаем Вам…… » (сторонним лицам).
    • «Представляем Вам……» (если документы направляются в вышестоящую инстанцию).

    Далее следует перечислить, какие именно документы направляются, а также, с какой целью.

    Итак, рассмотрим конкретный пример:

    «Уважаемый Сергей Леонидович!

    Высылаем Вам подписанный и заверенный печатью договор поставки от 1 сентября 2017 года № 325. Просим его подписать, заверить печатью и один экземпляр направить нам в срок до 20 сентября 2017 года».
    Далее необходимо перечислить все приложения, идущие в дополнение к данному письму. Пример:

    «Приложение: договор в 2-х экземплярах (всего на 7 листах)».
    Заключительная часть предполагает проставление подписи руководителя организации, а также данные о непосредственном исполнителе документа.

    «Директор К.С. Иванов

    Нюансы грамотного составления и оформления сопроводительного письма с описью документов вы найдете здесь.

    Кому адресуется?

    Письма такого рода могут направляться в самые различные инстанции, с которыми взаимодействует та или иная организация в ходе осуществления своей деятельности.

    Итак, перечислим кому адресуется:

    1. В государственные органы (налоговую, службу статистики, министерства, ведомства и т.д.).
    2. Партнерам по бизнесу.
    3. Поставщикам.
    4. Покупателям;.
    5. В филиалы, головную организацию.
    6. Инвесторам и т.д.

    О том, как написать сопроводительные письма в различные компании, читайте в этой статье.

    Способы передачи при направлении на рассмотрение, согласование

    Способы доставки сопроводительного письма вместе с документами особо ничем не отличаются от общепринятых путей взаимодействия между различными организациями и инстанциями. Перечислим наиболее распространенные варианты:

      Отправка документа через почту. Данный способ является самым простым и используется для рядовых документов, которые не являются срочными и не содержат особо ценной информации.

    Для отправки необходимо просто опустить письмо со всеми приложениями (предварительно упакованное в конверт) в почтовый ящик.

    Крупные организации зачастую создают свою курьерскую службу, которая призвана обеспечить своевременную доставку всех документов до конечного адресата.

  • Использование электронной почты. Для этого необходимо сделать сканы всех документов, отправляемых с сопроводительным письмом.
  • Таким образом, составление сопроводительного письма к документам является неотъемлемой частью деловой переписки. Данный документ позволяет систематизировать работу с бумагами, а также избежать возникновения путаницы.

    Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

    +7 (800) 350-22-67 Это быстро и бесплатно !

    Как оформить письмо

    Сопроводительным письмом называется разновидность делового письма, которое прилагается к отправляемым документам, торговым предложениям, резюме.

    Оформление сопроводительного письма не является обязательным требованием делопроизводства, но желательно для отправителя, так как содержит ряд нужных реквизитов:

    1. Дата отправления, что в случае необходимости докажет, что документы были отправлены в срок;
    2. список направляемых документов, что позволит проследить их наличие у получателя;
    3. получатель обязан зарегистрировать его у себя, что позволяет контролировать сроки исполнения.

    Чтобы перестраховаться о получении, пакет документов можно переправить почтой заказным письмом, что гарантирует личную подпись получателя.

    Как правильно оформить сопроводительное письмо, образец составления

    • Вступление, в котором указывается заглавие письма, его цель, обращение к адресату;
    • Ключевая часть, в которой содержится описание основной мысли письма;
    • Завершение, где указаны реквизиты отправителя – его должность, ФИО, подпись.

    Текст сопроводительного письма не имеет обязательной формы, но существуют негласные правила:

    • сопроводительные письма к документам включают в себя список документов, которые отправляются;
    • текст письма к резюме должен заинтересовать работодателя;
    • текст письма к торговой пропозиции – привлечь внимание покупателя.

    Оформлять сопроводительное письмо можно как на бланке, на котором указаны все реквизиты организации или физического лица, так и на чистом листе.

    Как правильно оформить сопроводительное письмо стилистически, помогут советы:

    • Список отправленных документов должен быть в единственном числе – либо в тексте письма, либо в приложении;
    • Письмо и сопутствующие бумаги к нему отправляются одним способом – либо на бумаге, либо в электронном виде;
    • Название «сопроводительное письмо» не пишут, используют заглавие «О направлении…».

    Как оформить сопроводительное письмо к документам

    Сопроводительное письмо к документам – письмо, в котором указаны отправленные документы и меры, которые должен принять получатель в отношении этих документов.

    При оформлении сопроводительного письма к документам придерживаются следующей структуры:

    • В шапке пишут ФИО адресата, название фирмы;
    • Затем пишут дату, исходящий номер и заглавие письма;
    • После этого обращаются к адресату, используя слова «высылаем», «направляем», представляем», после которых перечисляются названия документов, их номера и даты;
    • Далее указывают, что следует предпринять в отношении документов;
    • В письме может содержаться просьба касательно пакета документов, например, об их возврате или другое;
    • Затем следуют отметки о приложениях;
    • Заключают сопроводительное письмо ФИО отправителя, его должностью и подписью.

    Сопроводительное письмо как правило, оформляется на бланке фирмы.

    Образец оформления сопроводительного письма

    Должность
    Название фирмы
    ФИО
    Дата исх.N

    Направляем Вам _________________ документы (название документа, его номер и дата) с ______ (указываются приложения). Далее указывается инструкция, что необходимо выполнить с этими документами.

    В пронумерованном списке указывают названия документов, количество экземпляров и общее количество листов.

    Должность отправителя ________

    Инициалы, фамилия _______________

    Как правильно оформить сопроводительное письмо к резюме. Образец

    В сопроводительном письме к резюме отправитель излагает информацию о своих профессиональных качествах, успехах, лучших сторонах своей личности. Все это преследует цель заинтересовать работодателя.

    К примеру, оформить сопроводительное письмо к резюме можно так:

    • В шапке документа указывается ФИО, должность кадрового представителя или директора компании, название компании.
    • Затем следует обращение: «Добрый день!», или «Здравствуйте!».
    • Далее должно быть написано, какую должность хотелось бы занять соискателю, как стало известно о ней. Также можно коснуться положительных сторон компании.
    • Затем следует упомянуть о том, почему была выбрана эта фирма, описать свои качества в профессии и другие полезные знания.
    • Потом следует выразить признательность за оказанное внимание на письмо.
    • В заключение выражают свое уважение, указывают ФИО, способ связи.

    Образец написания сопроводительного письма к резюме

    Здравствуйте, уважаемый(ая) _____________ (обращение по имени или по имени и отчеству)!

    На сайте (указать источник информации о вакансии) я узнала, что свободна вакансия _______.

    Приняв во внимание предъявленные условия к кандидату, я заключила, что могу работать на этой должности в Вашей фирме, принимая во внимание, что опыт работы в этой сфере у меня имеется.

    Уровень зарплаты, на которую я претендую, _________.

    Подробные сведения о моих профессиональных достижениях прилагаются в резюме. Буду рада встретиться и в личном общении рассказать детально об опыте работы. Связаться со мной можно _______ (указываются контакты).

    Благодарю за оказанное внимание и выделенное время.

    С уважением, (указываются фамилия, имя, отчество полностью).

    Как оформить сопроводительное письмо к торговому предложению

    В сопроводительном письме к торговому предложению в сжатой форме излагают приглашение к сотрудничеству. Его составляют, если само торговое предложение имеет большой объем.

    • Начинают написание письма с обращения к представителю фирмы.
    • Далее описывают фирму, ее предложение, чем будет взаимовыгодна совместная работа, контакты.
    • Заключают написание письма выражением уважения и указанием координат отправителя.

    Образец сопроводительного письма к торговому предложению

    Добрый день, уважаемый(-ая) ___________ имя, отчество!

    Рада приветствовать Вас фирма (название фирмы), далее повествуется о роде деятельности фирмы. Отправляем на Ваше рассмотрение условия нашего с Вами партнерства.

    • Перечисление основных характеристик предложения.
    • В приложениях находятся (перечисление вложенных документов).
    • Будем рады ответить на вопросы по (указывают контакты).

    С уважением,
    Должность отправителя
    Фамилия, имя

    Оформлять сопроводительное письмо к торговому предложению желательно на фирменном бланке фирмы.

    Как написать сопроводительное письмо для передачи документов

    Зачем нужно писать сопроводительное письмо

    Деловой этикет диктует писать сопроводительные письма (или, как их еще называют, сопроводиловки) при отправке документов партнерам, в государственные органы и в иных случаях. Это особенно удобно в ситуациях, когда надо подтвердить передачу пакета адресату, обратить внимание на принципиальные моменты, передать просьбу или руководство к действию, а также зафиксировать сроки ответных действий. Всю важную информацию можно изложить в сопроводиловке.

    Чаще всего сопровождение оформляется:

    • к договору на подпись;
    • при передаче важных документов (например, возвращение после подписания);
    • к акту сверки;
    • к коммерческому предложению;
    • к документации в налоговую инспекцию;
    • к отчетам, формам и запросам контролирующих органов;
    • к исполнительной документации;
    • к кадровой документации.

    Писать их можно как при передаче документов лично, так и при отправке с курьером, обычной почтой или по электронной почте.

    Составляет, как правило, ответственный за отправленные документы сотрудник или секретарь организации. Для заверения достаточно подписи, но можно поставить и печать. На сегодняшний день организации не обязаны иметь круглую печать (82-ФЗ от 06.04.2015). Скрепление печатью остается на усмотрение предприятия за исключением тех случаев, когда этого требует получатель (например, финансовые организации).

    Отдельно выделим другую важную функцию сопроводиловки — опись документов, которые направлены адресату. Желательно тщательно перечислить все бумаги, указав не только их полное наименование, но и на скольких листах они составлены, есть ли приложения и какие, сколько копий каждого документа направлено. Если впоследствии бумага потеряется, сопроводительная бумага подтвердит, что вы передали ее адресату. Поэтому важно составлять сопровождение в двух экземплярах и просить получателя указать на вашей копии дату и время получения, а также согласие с описью.

    Структура сопроводительного письма

    Переписка организаций регулируется ГОСТ Р 6.30-2003 от 03.03.2003. Структура и реквизиты могут различаться в деталях, в зависимости от типа сопровождения, но в целом выглядят следующим образом:

    1. Адресат (наименование и адрес организации, имя и должность сотрудника, которому направляются документы).
    2. Номер и дата обращения.
    3. Содержание.
    4. Перечень прилагаемых документов.
    5. Лицо, подтверждающее достоверность.
    6. Контакты.

    Нумеруются сопроводиловки по правилам делопроизводства организации, как и другую корреспонденцию. В настоящее время правила делопроизводства относятся к внутренним вопросам предприятия и устанавливаются локальными актами. Правила Госстандарта требуют от компаний формулировки и фиксации принципов делопроизводства (ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 СИБИД). При отправке сопровождения в ответ на обращение адресата, под номером отправления можно указать его исходящий номер и дату. Также текст можно начать с фразы: «На ваше обращение исх. №… от …».

    В случаях, когда общение должно происходить с непосредственным исполнителем, его контакты необходимо указать. Настоящая информация чаще всего проставляется в нижнем левом углу бланка. Рекомендуется указывать фамилию, инициалы (полностью или кратко), номер телефона или адрес электронной почты.

    Содержание

    Разберемся, что писать в сопроводительном письме. Текст рекомендуется начинать с фраз: «Направляем вам…», «Высылаем вам…» с последующим кратким обобщенным наименованием бумаг, к которым прикладывается сопровождение. Поименное указание каждого элемента именно в этой части текста необязательно, поскольку для этого предусмотрен другой раздел.

    Далее по тексту рекомендуется проинструктировать получателя, какие действия и в какие сроки ожидаются от него. Для этого можно использовать такие фразы:

    • прошу подтвердить получение;
    • прошу подписать и возвратить в срок;
    • прошу согласовать и возвратить с комментариями или направить протокол разногласий;
    • прошу использовать в соответствии с прямым назначением;
    • прошу обеспечить сохранность конфиденциальной информации;
    • прошу информировать установленным порядком.

    Выделение жирным или курсивным шрифтом важных мест, чтобы расставить акценты, не запрещено.

    Перечень прилагаемой документации

    Опись бумаг, которые передаются получателю, приводят после текста простым списком с нумерацией каждой позиции. При оформлении перечня важно помнить об уникальности каждого элемента. При этом желательно полностью указывать реквизиты. В зависимости от назначения сопроводительного письма, приложение может оформляться с указанием количества экземпляров и листов каждого документа, либо путем общего подсчета.

    1. Договор № 4 от 01.06.2017 года в 2 экз. на 10 листах.
    2. Техническое задание б/н от 01.06.2017 года в 1 экз. на 3 листах.

    Итого 2 документа на 13 листах.

    Оформление сопроводительного письма

    Согласно общепринятым нормам переписки, вся исходящая корреспонденция оформляется на официальном бланке организации с указанием наименования, реквизитов, полного почтового адреса (это особенно важно, если предполагается ответ по обычной почте) и других контактных данных.

    Требований к оформлению и содержанию текста нет, письмо составляется в свободной форме. Но необходимо соблюдать правила деловой переписки, а также избегать двусмысленности в формулировках.

    Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector